Le syndicat Libre

Le dossier individuel

Libre — 2013-05-31T21:32:29Z

Sommaire

Le dossier individuel, c'est le début de tout. Il résume votre carrière. Sa consultation est la première étape d'une procédure disciplinaire [1]. Contractuels [2] comme agents titulaires ont un dossier individuel et ont le droit de le consulter.

Dans votre dossier individuel, vous devez trouver vos entretiens professionnels ou notations, vos arrêtés de nomination, vos arrêtés de promotion, vos arrêtés de avancement de grade et d'échelon... Bref ! Toute votre vie administrative !

Comment se fait la consultation de mon dossier individuel ?

Sauf positions administratives particulières [3], la consultation du dossier individuel se fait par simple demande à l'employeur. Dans une procédure disciplinaire, la consultation du dossier doit même être proposée à l'agent sous la forme d'un rendez-vous de consultation.

Le droit d'accès et de modification sont garantis :
– au titre de l'article 19 loi n°83-634 du 13 juillet 1983 lorsqu'une procédure disciplinaire est engagée ;
– au titre de l'article 3 de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 dans le cadre de l'accès aux documents administratifs ;
– au titre des articles 38 à 40 de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 et de l'article 11 du décret n°2011-675 du 15 juin 2011 lorsque le dossier est informatisé.

La consultation se fait sur place, dans les services en charge de la tenue du dossier. Le dossier individuel peut être sous forme numérique. C'est une possibilité récente ouverte par la loi. Dans ce cas l'agent le consulte devant un écran.

Savez-vous que si vous n'avez pas été mis en position de consulter votre dossier, la procédure disciplinaire prise à votre encontre est illégale ? (En ce sens : CE 201061 201063 201137 du 20 octobre 2000)

Puis-je en avoir une copie ?

Au delà de la consultation sur place, où il vous sera loisible de demander copie partielle ou intégrale du dossier, l'article 4 de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 vous permet de demander l'envoie d'une copie du dossier (partielle ou intégrale), sous réserve d'avoir une demande de l'administration du paiement des photocopies faites.
Dans le cas ou le dossier individuel est numérisé, l'administration a l'obligation de vous l'envoyer par courrier électronique et sans frais.

Qu'est-ce qu'il y a dans mon dossier individuel ?

Aucun texte ne précise le contenu exact du dossier administratif que doit tenir la collectivité pour chaque agent. Par contre, il est prévu que les pièces du dossier doivent être enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité. Le classement se fait dans l'ordre chronologique. Rien n'interdit de constituer des sous-dossiers thématiques et c'est souvent le cas, ce qui permet de mettre un peu d'ordre dans les pièces concernant le recrutement, la carrière, la rémunération, la formation, la discipline, la cessation de fonction, le dossier médical.

Le non-respect des modalités de classement ne constitue pas un vice de procédure (En ce sens : CE 201061 201063 201137 du 20 octobre 2000).

Ce qui est important de comprendre, c'est que tout ce qui n'est pas lié à votre situation administrative n'a pas à être de votre dossier. Vous pouvez demander le retrait de la pièce litigieuse et l'administration doit vous convoquer à nouveau pour que vous puissiez constater que la pièce a bien été retirée.

Mais saviez-vous que si vous n'êtes pas à même d'y trouver les documents qui devraient y apparaitre et qui vous sont nécessaires pour votre défense, la procédure disciplinaire engagée à votre encontre est nulle ? En ce sens, en 1986 un fonctionnaire a demandé, pour les besoins de sa défense, communication de pièces relatives à sa manière de servir qui auraient dû figurer dans son dossier. On lui a refusé cet accès. Pour cette simple raison, la procédure disciplinaire suivie à son encontre a été reconnu illégale par le juge (CE n°126121 du 30 octobre 1995).

Qu'est-ce qu'il ne doit pas y avoir dans mon dossier ?

Il est interdit à l'administration de faire état, dans le dossier, des opinions ou des activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques d'un agent [4]. Plus largement, toute critique du fonctionnaire (rapports, lettres de dénonciations...) non suivie d'une procédure disciplinaire doit être retirée du dossier en ce qu'elle n'est plus pertinente dans un dossier individuel [5].

C'est ainsi qu'il a été jugé qu'en s'abstenant, à la suite de la réclamation dont il était saisi, de faire supprimer des feuilles de notation des requérants, une phrase attirant l'attention sur leurs convictions personnelles, un recteur a commis un excès de pouvoir (CE 23276 23277 du 16 juin 1982).

Certaines mesures disciplinaires peuvent être effacées en cas d'amnistie ou de disposition prévue par les textes, comme les sanctions du 1er groupe (blâme et exclusion temporaire de fonction) sont effacées au bout de 3 ans, si aucune sanction n'est intervenue pendant cette période. L'avertissement, quant à lui, ne doit pas figurer au dossier.

Il est essentiel, dans une démarche de consultation de dossier individuel, d'être accompagné d'un représentant du personnel. Vous pouvez même demander au SYNPER d'aller consulter votre dossier pour vous ! Notre représentant n'hésitera pas à demander le retrait des pièces qu'il juge litigieuse. Alors, contactez-nous !

[1] Le dossier individuel est présenté ainsi par la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires, dite loi Le Pors :
Article 18

Le dossier du fonctionnaire doit comporter toutes les pièces intéressant la situation administrative de l'intéressé, enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité.
Il ne peut être fait état dans le dossier d'un fonctionnaire, de même que dans tout document administratif, des opinions ou des activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques de l'intéressé.
Tout fonctionnaire a accès à son dossier individuel dans les conditions définies par la loi.

Extrait de l'article 19

Le pouvoir disciplinaire appartient à l'autorité investie du pouvoir de nomination.
Le fonctionnaire à l'encontre duquel une procédure disciplinaire est engagée a droit à la communication de l'intégralité de son dossier individuel et de tous les documents annexes et à l'assistance de défenseurs de son choix. L'administration doit informer le fonctionnaire de son droit à communication du dossier. (...)

[2] ce dossier individuel est reconnu par l'article 37 du décret n° 88-145 du 15 février 1988 s'appliquant aux contractuels.

[3] Attention aux positions particulières :
– pour le fonctionnaire mis à disposition le dossier administratif est géré par la collectivité ou l'établissement d'origine.
– En cas de détachement, même si la collectivité d'origine ou le ministère continue à tenir le dossier individuel de l'agent, la collectivité d'accueil en constitue un autre, mais, pour respecter le principe d'unicité du dossier individuel, cette dernière transmet la partie du dossier qui lui incombe à la collectivité ou au Ministère d'origine. Lorsque le détachement est suivi d'une intégration dans la collectivité d'accueil, la collectivité ou le ministère d'origine lui transmet le dossier.

[4] Cette interdiction vise à garantir la liberté d'opinion des agents, consacrée par l'article 6 de la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 sur la liberté d'opinion.

[5] Sur la notion de durée raisonnable en matière de droit disciplinaire, une question parlementaire éclaire la complexité du sujet :

Question écrite n° 05004 de M. Marcel-Pierre Cléach (Sarthe - UMP) publiée dans le
JO Sénat du 28/02/2013 - page 673
M. Marcel-Pierre Cléach appelle l'attention de Mme la ministre de la réforme de l'État, de la décentralisation et de la fonction publique sur la notion de durée raisonnable pour l'application d'une sanction à un agent titulaire de la fonction publique. Lorsque l'autorité territoriale d'une commune souhaite infliger une sanction à un agent titulaire de la fonction publique territoriale et saisit à cette fin le conseil de discipline pour avis qui propose une exclusion temporaire de fonction, la question se pose de savoir le délai dont dispose l'autorité territoriale pour mettre en exécution la sanction. Le code du travail encadre le délai entre l'entretien durant lequel on signifie au salarié la sanction dont il est passible et l'application de la sanction elle-même puisque l'article L. 1332 -2 du code du travail dispose que « Lorsque l'employeur envisage de
prendre une sanction, il convoque le salarié en lui précisant l'objet de la convocation, sauf si la sanction envisagée est un avertissement ou une sanction de même nature n'ayant pas d'incidence, immédiate ou non, sur la présence dans l'entreprise, la fonction, la carrière ou la rémunération du salarié. Lors de son audition, le salarié peut se faire assister par une personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise. Au cours de l'entretien, l'employeur indique le motif de la sanction envisagée et recueille les explications du salarié. La sanction ne peut intervenir moins de deux jours ouvrables, ni plus d'un mois après le jour fixé pour l'entretien. Elle est motivée et notifiée à l'intéressé ». Par contre, le délai dont dispose l'autorité territoriale pour enclencher le processus disciplinaire en convoquant à cet entretienl'agent de la fonction publique semble plus flou. Une première réponse a été donnée par un
arrêt rendu le 13 décembre 2011 (n° 09MA03062) par la Cour administrative d'appel de
Marseille, « considérant, en deuxième lieu, que si aucun texte n'enferme dans un délai déterminé l'exercice de l'action disciplinaire, ni même ne fait obligation à l'autorité investie du pouvoir disciplinaire d'engager une telle procédure, il appartient cependant à cette autorité, sauf à méconnaître un principe général du droit disciplinaire, de respecter un délai raisonnable entre le moment où elle a connaissance des faits commis par son agent, susceptible de donner lieu à une sanction disciplinaire, et le moment où elle décide de lui infliger une telle sanction ».
En conséquence, il la remercie de lui indiquer, d'une part, si cette notion de délai raisonnable est aussi encadrée par une date finale butoir et, d'autre part, si ce délai raisonnable est applicable et peut donner lieu à une prescription, lorsque la sanction n'est pas prononcée et donc pas mise en exécution par l'autorité territoriale, plus d'un an après l'avis rendu par le conseil de discipline de première instance.

Réponse du Ministère de la réforme de l'État, de la décentralisation et de la fonction
publique publiée dans le JO Sénat du 30/05/2013 - page 1662
Dans la fonction publique territoriale, comme dans les deux autres fonctions publiques, aucun texte n'enferme dans un délai déterminé l'exercice de l'action disciplinaire, ni même ne fait obligation à l'autorité investie du pouvoir disciplinaire d'engager une telle procédure.
Néanmoins, ainsi qu'il ressort de l'arrêt de la Cour administrative d'appel de Marseille en date du 13 décembre 2011, l'autorité investie du pouvoir disciplinaire doit respecter un délai raisonnable entre le moment où elle a connaissance de faits commis par son agent, susceptibles de donner lieu à sanction disciplinaire, et le moment où elle décide de lui infliger une telle sanction. Si le caractère raisonnable du délai est donc apprécié sous le contrôle éventuel du juge administratif, la fixation d'un délai déterminé supposerait quant à elle une disposition législative. Le Gouvernement envisage l'insertion d'une telle disposition dans le projet de loi relatif à la fonction publique en cours de préparation.

La procédure disciplinaire applicable aux fonctionnaires territoriaux

Libre — 2012-05-31T21:47:00Z

Le présent article a pour objectif de vous proposer une approche globale de la procédure disciplinaire applicable aux fonctionnaires territoriaux [1]. Lily la fourmi, la mascotte du SYNPER, répond donc simplement à quelques questions.

— Dis, Lily, qui peut me sanctionner ?
— Aussi étonnant que cela paraisse, ce n'est pas ton supérieur. Ni, si tu es dans un collège ou un lycée, le chef d'établissement ou l'adjoint gestionnaire. Le pouvoir disciplinaire appartient à l'autorité investie du pouvoir de nomination, c'est à dire, pour le plus haut responsable de ta collectivité. Par exemple, si tu travailles pour le conseil général de Seine-Saint-Denis, c'est le Président du Conseil général de Seine-Saint-Denis.
— Et qu'est ce que je peux avoir comme sanction, Lily ?
— On ne peut pas te demander n'importe quoi comme, par exemple, t'imposer une mobilité ou sortir les poubelles tous les matins...
Les sanctions sont définies par les textes. L'employeur et plus encore ton supérieur ne peuvent en inventer d'autres.
Ces sanctions sont divisées en groupe (par ordre croissant de gravité). Pour les fonctionnaires titulaires, il s'agit de :

1er groupe	- Avertissement – Blâme – Exclusion temporaire de fonctions pour une durée maximale de 3 jours	- C'est une observations écrites qui ne figura pas dans ton dossier individuel. – Le blâme doit faire l'objet d'un arrêté et figure dans ton dossier individuel. Il est retiré du dossier au bout de trois ans, si aucune sanction n'est intervenue pendant cette période. – Cela veut dire, trois jours de salaire en moins...
2ème groupe	- Abaissement d'échelon – Exclusion temporaire de fonctions de 4 à 15 jours	- La sanction à un effet sur ta carrière. On la fait revenir en arrière. Tu vas donc perdre de l'agent et du temps d'avancement... – Cela veut dire, 4 à 15 jours de salaire en moins...
3ème groupe	- Rétrogradation – Exclusion temporaire de fonctions de 16 jours à 2 ans	- La sanction à un gros effet sur ta carrière. On la fait revenir très en arrière. Tu vas donc perdre beaucoup d'agent et du temps d'avancement... – Là, c'est la catastrophe, jusqu'à 2 ans sans salaire !
4ème groupe	- Mise à la retraite d'office – Révocation	- Ces sanctions se passent de commentaire. Elles mettent fin à la carrière de l'agent.

— Mais jusqu'à quand puis-je être sanctionné ?
— C'est une question complexe. La jurisprudence, c'est-à-dire ce que décident les juges, considère qu'il faut « un délai raisonnable » entre la connaissance des faits et la sanction [2]. Mais il n'y a pas d'échéance précise donnée, ni de prescription ! De même, le délai entre la date de constat de l'irrégularité et la communication des griefs fondant une sanction peut être une illégalité [3].

— Mais comment puis-je me défendre ?
— C'est très éprouvant. Il est important d'être conseillé et accompagné. Il te faut entrer rapidement en contact avec un syndicat. S'il s'agit du SYNPER, il t'accompagnera et te défendra tout le long de la procédure et même après si tu souhaites la remettre en cause auprès du tribunal administratif. Il y a différentes étapes où tu peux te défendre. Par exemple, cela peut être, selon les cas, la consultation de ton dossier individuel, l'entretien disciplinaire, le conseil de discipline...

Aller plus loin :
– Décret n°89-677 du 18 septembre 1989 relatif à la procédure disciplinaire applicable aux fonctionnaires territoriaux
– Loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale, notamment le Chapitre VIII consacré à la Discipline (Les articles 89 à 91).

[1] D'autres articles plus spécialisés sont disponibles sur le présent site :
– sur le conseil de discipline
– sur la suspension
– sur le dossier individuel

[2] l'autorité compétente doit respecter, sauf à
méconnaître un principe général du droit répressif, un délai raisonnable entre la date où elle a connaissance des faits reprochés à un agent, et celle où elle décide d'engager des poursuites disciplinaires contre lui, ainsi qu'entre cette dernière date et celle où elle décide de prononcer une sanction. Cour administrative d'appel de Marseille, 29 janvier 2013, req. n°11MA02224.

[3] A jugé en ce sens le Conseil d'état le 19 juillet 2011. CE req. N°326610, 19 juillet 2011.

Le Conseil de discipline

Libre — 2011-11-13T10:31:40Z

Sommaire

Devant qui vais-je devoir aller ?

Le conseil de discipline est une formation de la commission administrative paritaire dont relève le fonctionnaire poursuivi. Un agent de catégorie C, par exemple, sera convoqué par la CAP C. Le conseil de discipline comprend en nombre égal des représentants du personnel et des représentants des collectivités territoriales. Le SYNPER conseille à l'agent de se rapprocher des représentants du personnel de la CAP concernés [1].

Le conseil de discipline est présidé par un juge administratif. Cette disposition est une garantie pour l'agent. Cela évite d'avoir une CAP présidée par le Président de la collectivité.

Comment vais-je me défendre ?

Bien préparer le conseil de discipline, en prenant connaissance des faits reprochés et se faisant assister est, bien évidemment, la base d'une bonne défense [2].

Ce travail vous permettra de présenter un "contre rapport". Le rapport établi par la collectivité et les observations écrites présentées par le fonctionnaire (votre contre-rapport) seront lus en séance.

Le jour dit, venez avec comme conseil la personne qui vous a assisté [3].

Le SYNPER est là pour vous y aider.

Lors des débats, sachez qu'une approche trop juridique n'est pas forcément une bonne stratégie [4]. C'est pourquoi le SYNPER vous conseille de ne pas venir avec un avocat au conseil de discipline mais avec un syndicaliste. Dans tous les cas, nous vous déconseillons d'y aller seul et encore plus de faire la politique de la chaise vide !

Qu'est ce que je risque ?

En ce qui concerne les agents titulaires, le conseil de discipline se réuni pour des sanctions du 2ème, 3ème et 4ème groupes :

2ème groupe	- Abaissement d'échelon – Exclusion temporaire de fonctions de 4 à 15 jours
3ème groupe	- Rétrogradation – Exclusion temporaire de fonctions de 16 jours à 2 ans
4ème groupe	- Mise à la retraite d'office – Révocation

En ce qui concerne les agents stagiaires, il s'agit des sanctions suivantes :

- Exclusion temporaire de fonctions pour une durée de 4 à 15 jours
– Exclusion définitive du service

Et si je ne suis pas content de la décision prise ?

La décision de sanction peut faire l'objet de deux types de recours :

– devant le conseil de discipline de recours dans le mois suivant la date de sa notification (la lettre que vous recevrez voit disant la décision prise).

– devant le tribunal administratif, dans les 2 mois suivant la date de sa notification.

La sanction s'applique tant qu'elle n'est pas annulée.

Sources :
– Décret n° 89-677 du 18 septembre 1989 relatif à la procédure disciplinaire applicable aux fonctionnaires territoriaux

[1] L'article 1er du décret n° 89-677 du 18 septembre 1989 indique : « Siègent en qualité de représentants du personnel les membres titulaires de la commission administrative paritaire appartenant au même groupe hiérarchique que l'intéressé et au groupe hiérarchique supérieur. Les membres suppléants ne siègent que lorsque les membres titulaires qu'ils remplacent sont empêchés. Toutefois, lorsque le nombre de représentants titulaires du personnel appelés à siéger est inférieur à trois, les suppléants siègent avec les titulaires et ont voix délibérative. »

[2] L'article 4 du décret n° 89-677 du 18 septembre 1989 indique : « L'autorité investie du pouvoir disciplinaire informe par écrit l'intéressé de la procédure disciplinaire engagée contre lui, lui précise les faits qui lui sont reprochés et lui indique qu'il a le droit d'obtenir la communication intégrale de son dossier individuel au siège de l'autorité territoriale et la possibilité de se faire assister par un ou plusieurs conseils de son choix.
L'intéressé doit disposer d'un délai suffisant pour prendre connaissance de ce dossier et organiser sa défense. Les pièces du dossier et les documents annexés doivent être numérotés. »

[3] L'article 4 du décret n° 89-677 du 18 septembre 1989 indique :
« Le fonctionnaire poursuivi est convoqué par le président du conseil de discipline, quinze jours au moins avant la date de la réunion, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception.
Il peut présenter devant le conseil de discipline des observations écrites ou orales, citer des témoins et se faire assister par un ou plusieurs conseils de son choix. »

[4] Le conseil de discipline de la fonction publique territoriale ne constitue ni une juridiction, ni un tribunal, au sens des stipulations de l'article 6-1 de la Convention européenne de sauvegarde des droits de l'homme et des libertés fondamentales.
Dès lors, ses stipulations ne peuvent être invoquées pour critiquer la procédure suivie devant cette commission.
CAA Douai 6 octobre 2011, req. n° 10DA00211.

La suspension

Libre — 2011-07-26T21:34:00Z

La suspension n'a rien à voir avec l'automobile. Ce n'est pas vraiment de la discipline. C'est du préventif qui fait mal ! Et le SYNPER vous l'explique ça !

La suspension d'un fonctionnaire n'est pas une sanction disciplinaire [1]. C'est une mesure administrative prise à titre conservatoire dans l'intérêt du service. La décision de suspension n'a pas à être motivée.

Le fonctionnaire qui fait l'objet d'une mesure de suspension est maintenu en position d'activité. Cela veut dire que, vous conservez votre traitement, l'indemnité de résidence, le supplément familial et les prestations familiales obligatoires. Votre situation doit être définitivement réglée dans le délai de 4 mois. Si, à l'expiration de ce délai, aucune décision n'a été prise par l'autorité, ayant pouvoir disciplinaire, vous êtes rétabli dans vos fonctions, sauf si vous êtes l'objet de poursuites pénales.

En effet, sauf abus de l'employeur, la suspension ne peut être prononcée qu'en cas de faute grave ou d'infraction pénale. C'est une mesure conservatoire et provisoire. Elle ne présente pas par elle-même un caractère disciplinaire et, à ce titre, n'est pas soumise aux garanties disciplinaires. Le fonctionnaire ne doit pas obligatoirement être mis à même de consulter son dossier et le conseil de discipline n'a pas à être consulté

La suspension ne rompt pas le lien unissant l'agent à l'administration. Le fonctionnaire considéré comme en activité, continue de bénéficier de l'ensemble des droits reconnus par le statut et reste soumis également aux obligations prévues par le statut et notamment à l'obligation de réserve.
La suspension ne peut être rétroactive et prend effet à compter de sa notification. Le fait de conserver ses droits ouvre la possibilité de bénéficier des congés de maladie ou de longue maladie en cas de maladie dûment constatée mettant l'agent dans l'impossibilité d'exercer les fonctions qu'il exercerait s'il n'était pas suspendu. L'agent bénéficie alors du régime de rémunération afférent à ces congés. Concrètement, en plaçant le fonctionnaire en congé de maladie, l'autorité compétente met nécessairement fin à la mesure de suspension, sans préjudice pour elle de décider à nouveau à l'issue du congé si les conditions de la suspension demeurent remplies [2].

La suspension prend fin suite à la levée de la mesure. L'administration a toujours la possibilité de lever une mesure de suspension, s'il lui apparaît que vous pouvez rejoindre votre poste sans inconvénient pour le fonctionnement du service. Mais attention, la levée de la suspension n'a pas pour effet obligatoire l'abandon des poursuites disciplinaires.

La décision de suspension peut aussi avoir lieu à l'issue de la procédure disciplinaire : la suspension prend normalement fin quand l'autorité hiérarchique compétente a statué sur votre cas suspendu à l'issue de la procédure disciplinaire.

[1] CE, 29 janvier 1988, n°58152.

[2] CE 26 juillet 2011, n°343837